Kriisiviestintäsuunnitelma on oltava olemassa, päivitettynä ja saavutettavissa 24/7. Jos suunnitelmaa ei sinun organisaatiossasi jo ole, niin nyt ei kannata aikailla yhtään. Kriisi kun voi koskettaa aivan jokaista organisaatiota millä tahansa toimialalla yllättäen, pyytämättä ja varoittamatta. Kriisiviestintätilanteet eivät tapahdu umpiossa tai eristyksissä muusta maailmasta. Usein kriisit heijastuvat moniin eri organisaatioihin ja toimijoihin samanaikaisesti. Kriiseissä toisiinsa linkittyvät niin kilpailijayritykset, etujärjestöt kuin viranomaisetkin.

Teorioiden, ihmettelyn ja voivottelun sijaan kriisin keskellä auttavat parhaiten toimivat kriisiviestinnän käytännöt ja valmiit suunnitelmat.

Miten kriisiin ja kriisiviestintään voi sitten parhaiten varautua? Tee organisaatiollesi toimiva kriisiviestintäsuunnitelma, harjoittele erilaisia kriisitilanteita etukäteen ja roolita henkilöt oikein: kriisissä jokaisella pitäisi työpaikalla olla tieto siitä kuka tekee, mitä, missä ja milloin.

Mistä on hyvät kriisiviestintäsuunnitelmat tehty?

  1. Kartoita ja listaa sekä organisaatiotasi uhkaavat mahdolliset että myös kaikki ”mahdottomat” kriisit (Issues Management) (”Mitä?”)
  2. Suunnittele kriisistrategioiden ja -toimintamallien prosessi huolellisesti (”Miten?”)
  3. Selvitä ja määrittele tärkeät kriisiviestinnän kohderyhmäsi (”Kenelle?”)
  4. Kuka vastaa mistäkin? Kriisinhallintaryhmä/kriisiviestintäryhmä: avainhenkilöt omassa organisaatiossa yhteystietoineen (+ War Room + Spokespersons) (”Kuka?”)
  5. Integroi käytössäsi olevat viestintäkanavat ja tavat kriisiviestintäsuunnitelmaan (”Millä?”)
  6. Harjoittele, testaa, simuloi ja varmista kriisiviestintäsuunnitelman oikea toiminta (”Toimiiko?”)
  7. Päivitä suunnitelmaa säännöllisesti ympäristön vaatimien muutosten mukaan (”Ei lähetellä enää niitä fakseja…!”)

Nopeus ja avoimuus lisäävät luottamusta

Kriisitilanteessa viestintä on aina syytä pitää mahdollisimman yksinkertaisena, roolit selkeinä ja visio kirkkaana.

Tehokas kriisiviestintä perustuu ennalta sovittuihin toimintamalleihin sekä nopeuteen ja avoimuuteen. Oikein toteutetulla kriisiviestinnällä voidaan vaikuttaa merkittävästi organisaatioiden toiminnan jatkuvuuteen poikkeustilanteissa sekä siihen, millaiset maine- ja liiketoimintavauriot yritykselle aiheutuvat. Hyvä kriisiviestintä lisää luottamusta, ja pitää hankalassakin tilanteessa sitoutuneena niin oman henkilöstön sekä asiakkaat ja mediakin on tyytyväinen.