Toimittajan toivetiedote on lyhyt, virheetön ja ytimekäs. Se on osoitettu juuri hänelle eikä kaikille maailman toimittajille. Pahinta on, jos tiedotteen tekijä ei edes itse tunne kunnolla omia tuotteitaan tai palvelujaan.

Tiedotteita ei tehdä huvin vuoksi. Niiden tarkoituksena on herättää median ja journalistien kiinnostus jotain asiaa kohtaan. Otavamedian Virpi Valtosen mielestä hyvä tiedote lähtee liikkeelle hyvästä otsikosta.

– Hyvä tiedote kertoo jo viestiotsikossa tai ainakin hyvin nopeasti tekstin alussa, mistä on kyse. On turha jaaritella ja maalailla asioita ylisanoin. Lyhyt ja ytimekäs teksti toimii. Mene heti asiaan ja kerro faktat. Jos aihe kiinnostaa, ottaa toimittaja kyllä sinuun yhteyttä, sanoo Valtonen.

Hän on yksi ”Tehokas mediaviestintä 2018” -koulutuksen luennoitsijoista

Toimittajan toivetiedote on oikein kohdennettu

Tiedotetekstin on oltava hyvää suomea. Jos tekstissä on ajatusvirheitä, kielioppivirheitä tai kirjoitusvirheitä, vähentää se väistämättä tiedotteen uskottavuutta.

– Hyvästä tiedotteesta tulee se tunne, että se on osoitettu juuri sinulle – ei kymmenille tai jopa sadoille kollegoillenikin. Viesti kohdennetusti, älä tarjoa kaikille kontakteillesi kaikkea, jatkaa Valtonen.

Tunne mediasi, tunne toimittajat, tunne omat tuotteesi

Ensisijaisen tärkeää on Valtosen mielestä tuntea tiedotteen vastaanottava media ja sen sisältö. On ymmärrettävä, millaisia juttuja kyseisessä mediassa julkaistaan ja mielellään myös se, millaisia juttuja juuri kyseinen toimittaja tekee. Onko hän esimerkiksi erikoistunut vaikka terveyteen, viihteeseen tai talouteen?

– Liikkuminen mediasta toiseen on hyvin yleistä, joten kannattaa lukea lehtien ”apinalaatikoita” ja tsekkailla henkilöiden työnkuvia. Pahinta on, jos tiedotteen peräänsoittaja ei tunne edes omaa tuotettaan.

”Mikset sä soita?”

Tiedote on yksi tapa lähestyä mediaa ja journalisteja. Ei kuitenkaan ainoa. Valtosen mielestä parhaat lähestymistavat ovat sähköposti ja puhelin.

– Puhelinsoitto antaa tunteen, että juuri sinun kanssasi halutaan asiasta keskustella. Sähköpostit saattavat kiireessä hautautua muiden joukkoon, jollei tiedote ole erityisen houkutteleva ja juuri sinua koskettava, varoittaa Valtonen.

Some on kiva – mutta ei mediasuhteissa

Some ei Valtosen mielestä ole kovin hyvä kanava mediasuhteiden hoitamiseen. Somessa ollaan usein vapaa-ajalla, joten työhön liittyvät asiat ja yhteydenotot voivat jäädä siellä helposti ilman huomiota.

– En myöskään kyselisi julkisesti somessa, keitä matka-, terveys- tai muita toimittajia sitä oikein onkaan olemassa ja keitäköhän heistä mahtaisi kiinnostaa huomenna järjestettävä infotilaisuus. Tuollainen somehuhuilu ei anna todellakaan ammattimaista kuvaa kenestäkään – varsinkaan jos samalta huhuililjalta ei tule muuten koskaan sähköpostitse tiedotteita tai kutsuja, Valtonen sanoo.