Kriisiviestintäharjoitus on paikallaan, jotta tosipaikan tullen kaikki kriisitiimin jäsenet tietävät, kuinka pitää toimia. Kertatreeni ei riitä vaan harjoittelua tarvitaan jatkuvasti. Harjoittelun lisäksi myös kriisiviestintäsuunnitelmaa pitää päivittää säännöllisesti.

Käytännön tilanteessa kriisiviestintä harvoin menee niin kuin pöytäharjoituksena on suunniteltu. Se, mikä on tuntunut ajatuksissa hyvältä tavalta toimia, ei sitten olekaan toiminut käytännön tilanteessa.

– Olemme huomanneet, että kriisiviestintää on harjoiteltava erilaisilla kokoonpanoilla. Kriisi voi tulla hetkellä, jolloin puhehenkilöt eivät ole paikalla, nettipäivittäjä on lomalla tai kriisin luonne onkin jotain aivan uudenlaista, jota emme ole osanneet harjoitellessa tunnistaa ja ennakoida. Paras oppimme on, että kriisiviestintäharjoitus on toistettava säännöllisesti ja asioita on kerrattava riittävän usein, kertoo Fingrid Oyj:n viestintä – ja tiedonhallintapäällikkö Marjaana Kivioja.

– Pelkät ohjeet ja niiden päivittäminen eivät riitä. Tarvitaan käytännön harjoittelua simuloidussa tilanteissa, jatkaa Kivioja. Hänen työnantajansa Fingrid Oyj on kantaverkkoyhtiö, joka vastaa sähkönsiirrosta Suomen kantaverkossa.

Älä henkilöi kriisiviestintää

Maailma muuttuu jatkuvasti, joten kriisiviestintäsunnitelma kaipaa myös jatkuvaa päivittämistä. Kriisin ollessa jo päällä, päivittäminen on jo auttamattomasti liian myöhäistä.

– Kriisiviestintäsuunnitelmamme ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Vinkkini on, että kriisiviestintä kannattaa ottaa osaksi viestinnän vuosikelloa ja varmistaa näin, että tarvittavat vuosittaiset tarkastukset tulee tehtyä suunnitellusti. Kriisiviestintää ei kannata myöskään henkilöidä vaan kriisiviestinnän roolit tulevat työtehtävien mukaisesti ja ovat yksilöistä riippumattomia, Kivioja muistuttaa.

Media on kriisiviestijälle mahdollisuus

Kriisiviestintä ei onnistu ilman sujuvaa mediayhteistyötä. Usein kriisiviestinnässä olennaista on nopeus ja viestin välittäminen laajalle yleisölle. Tähän tarvitaan mediayhteistyötä.

– Mediaa ei tarvitse pelätä. Kannattaa tuntea itselle tärkeät mediakontaktit ja tehdä yhteistyötä heidän kanssaan. Jos vaikeita ja yritykselle kivuliaita asioita nousee median välityksellä esiin, ne nousisivat esiin joka tapauksessa ilman kriisiviestintääkin, sanoo Kivioja.

– Viesti menee median kautta läpi, jos viesti on selkeä. Vältä sen takia yritysjargonia ja vaikeita käsitteitä. Yrityksen puhehenkilöiden on myös oltava haastateltavissa tarvittaessa ajasta riippumatta eikä yrityksen myöskään kannata yrittää ohjailla liikaa mediaa.

Kuinka pitkään sinun yrityksesi pyörii ilman sähköä?

Nyky-yhteiskunta pyörii täysin sähköllä. Sähkön lisäksi viestintä tarvitsee toimivan televerkon. Ilman näitä tekijöitä onnistunut kriisiviestintä maan asukkaille ja yrityksille on erittäin iso haaste.

– Niin sanotussa blackout-tilanteessa (koko Suomi tai isoja osia ilman sähköä) nopeus on valttia. Suurelle yleisölle voi viestiä nopeasti mahdollisimman monen eri kanavan kautta ennen modernien viestintäkanavien kaatumista. Tämän jälkeen viestintä tapahtuu yhteistyössä viranomaisten kanssa. Avainroolissa on tällöin saumaton yhteistyö eri viranomaistahojen kanssa, sanoo Kivioja. Yritysten ja organisaatioiden olisikin hänen mielestä tunnistettava millaista haittaa eripituisista sähkökatkosta voi seurata yritykselle.