Parasta tapahtumamarkkinointia voit tehdä toimivilla työkaluilla. Tapahtumamarkkinoijan työkalupakki ei ole kooltaan suunnaton, mutta perusasioiden on oltava kunnossa. Media on tapahtumamarkkinoijan keskeinen yhteistyökumppani sekä tapahtumien sisällöistä raportoijana että myös monen tapahtuman osajärjestäjänä. Bauer Median tuleva toimitusjohtaja Sami Tenkanen kertoo mediayhteyksien tärkeydestä ja muistelee rakkaudella Helsingin Kaivopuistossa aikoinaan järkättyjä kesäkonsertteja. Niihin saatiin hyvällä tapahtumamarkkinoinnilla parhaimmillaan yli 80 000 kuulijaa.

Tapahtumamarkkinoijan työkalupakki muodostuu samoista työkaluista kuin markkinoijan työkalupakki muutenkin: on tunnistettava kohderyhmät, on oltava korkat tavoitteet, on hallittava erilaiset sisällöt, on tunnettava kanavat, hallittava erilaiset teknologiat jne. Mutta se ei riitä.

– Asiakasymmärrystä. Sitä pitäisi tapahtumamarkkinoijan työkalupakissa olla. Täytyy olla aitoa halua ymmärtää kumppanin tarpeita ja aitoa intoa nähdä niiden tarpeiden täyttyminen osana omaa konseptia. Luovuuden lisäksi tarvitaan siis kykyä joustaa ja sopeutua, toteaa Tenkanen.

Isot tapahtumat liikuttavat suuria massoja

Kiinnostava tapahtuma on Tenkasen mukaan sellainen, jonne tulee paljon ihmisiä. Hyvä tapahtuma on myös sellainen, jossa ihmiset viihtyvät ja joka herättää halun kokea sama tunne ja tunnelma uudelleen. Tapahtumien erilaisten tarpeiden ja erilaisten merkitysten vuoksi niiden vertailu on usein vaikeaa.

– Mieleenpainuvia tapahtumia on mielessäni montakin. Niitä on kiva muistella tai hyödyllistä käyttää benchmarkkeina omassa ajattelussaan. Kaivarin kesäkonsertit aikoinaan NRJ:n nimissä olivat tietysti mittakaavaltaan suurimpia. Yli 80 000 ihmistä puistossa konkretisoi radiokanavan potentiaalin liikuttaa ihmismassoja. Isojen massatapahtumien rinnalla on toki paljon pienempiäkin, rajatummalle kohderyhmälle tehtyjä juttuja joiden onnistuminen mitataan muilla mittareilla, muistelee Tenkanen.

– Radio Rockin rockristeilyistä on myös paljon hyviä muistoja. Se on hyvä esimerkki konseptista, joka kehittyy pienillä viilauksilla kerrasta toiseen ja on siksi säilynyt elinvoimaisena pidempään kuin kukaan olisi voinut arvata.

Parasta tapahtumamarkkinointia: Media on vahva tekijä

Median sisällä ja median kanssa pitkään työskennellyt Tenkanen näkee median roolin olevan tapahtumamarkkinoinnissa ja -viestinnässä vahva myös tulevaisuudessa. Suhde on kuitenkin muuttumassa.

– Median rooli kasvaa. Jo nyt mediat ovat myös tekemässä itse tapahtumia, ovat kumppanina toteuttamassa tapahtumia, tuottavat sisältöä tapahtumiin ja markkinoivat niitä. Monissa medioissa kohderyhmätuntemus on erittäin korkealla tasolla ja tämän hyödyntämistä tapahtumamarkkinoinnissa on jatkossa mahdollisuus kasvattaa merkittävästi, uskoo Tenkanen.