Tiedotejakelu on syytä laittaa kuntoon, jos haluaa omille mediatiedotteilleen näkyvyyttä. Paras ja kiinnostavinkaan tiedote ei herätä minkäänlaista huomiota, jollei se päädy oikeassa muodossa, oikeaan aikaan, oikeisiin medioihin ja oikeille journalisteille.

Tiedotejakelun ikuisuuskysymys on, että käytänkö itse ylläpitämääni mediajakelulistaa vai ulkoistanko listan ylläpidon jollekin ulkopuoliselle palvelutarjoajalle. Jos mediajakelulistasi ei ole kovin suuri, niin sen ylläpito ei haukkaa liian suurta osaa työtunneistasi. Tällöin oman mediajakelulistan käyttö on hyvin järkevää.

– Omien jakelulistojen käyttö on järkevää myös silloin, jos halutaan lähestyä tiedotteella toimittajien lisäksi esimerkiksi itselle tärkeitä sidosryhmiä. Myös sisäinen viestintä kannattaa ottaa osaksi tiedotejakelua, jolloin koko organisaation työntekijät pysyvät kartalla siitä, mitä julkisuuteen on milloinkin kerrottu ja missä mennään mediakentän osalta, toteaa ePressi.comin Sakari Kitunen.

– Suuremman toimittajalistan ylläpito kannattaa puolestaan jättää ulkoisten palveluntarjoajien huoleksi. Ylläpito vie paljon aikaa ja näillä yrityksillä on siihen puuhaan varattuna useita henkilöitä, jotka pitävät listat kunnossa ja reaaliajassa, markkinoi Kitunen sekä omaa työnantajaansa että kilpailijoitaan.

Tiedotejakelu oikeaan aikaan ja oikealla otsikolla

Mediatiedotteen sisällöistä tärkein on otsikko. Kun olet toimittanut tiedotteesi oikealla tavalla, oikeaan aikaan, oikeisiin medioihin ja niiden oikeille journalisteille, sinun pitää kuitenkin vielä herättää tiedotteellasi vastaanottajan huomio. Huonolla, epämääräisellä ja yhdentekevällä otsikolla se ei onnistu.

– Hyvä otsikko tarjoaa lukijalleen jotain uutta ja jännittävää. Se voi olla uusi lähestymistapa tuttuun aiheeseen, kannanotto tai tuoreen tutkimuksen tulos, joka houkuttelee lukemaan itse tiedotteen. Klikkihakuiseen otsikointiin ei silti tule sortua. Rajan veto on usein häilyvää ja otsikointi on taitolaji, jonka oppii vain harjoittelemalla, toteaa Kitunen.

Kontaktoi toimituksia suoraan

Mediatiedote kannattaa lähettää kaikille sellaisille henkilöille, jotka tekevät mediassa julkaisupäätöksiä: yksittäisille toimittajille, toimitusten yleisosoitteisiin, päälliköille ja jossain pienissä toimituksissa jopa suoraan päätoimittajalle.

– Tämäkin on taitolaji siinä missä otsikointikin. Toimittajien suora kontaktointi on yleensä hedelmällisin tapa saada viesti oikeille henkilöille, mutta joissakin medioissa yleisosoitettakin lukee useampi silmäpari. Päälliköitä voi lähestyä säästellen, sillä he saavat runsaasti viestejä joka päivä. Eri tapojen kokeileminen yleensä kannattaa, eikä parilla eri tavoin kohdennetulla tiedotteella saada yleensä suurta vahinkoa aikaan, Kitunen vinkkaa.

Kokeile erilaisia lähetysaikoja

Mihin aikaan tiedote kannattaa sitten lähettää? Koska on paras viikonpäivä tai kellonaika, jolloin tiedote menee varmimmin perille mediaan?

– Kiinnostava viesti luetaan kyllä ajankohdasta riippumatta, mutta kannattaa pitäytyä toimistotyöaikojen puitteissa, sillä silloin useampi vastaanottaja on todennäköisimmin tietokoneensa ääressä. Poikkeus kuitenkin vahvistaa säännön, sillä muutamat viikonloppuna lähetetetyt tiedotteet ovat saaneet osakseen suurtakin mediahuomiota. Kokeilu kannattaa ja meiltä asiantuntijoilta saa kyllä hyviä vinkkejä aihepiiriin tai toimialaan liittyen, vakuuttaa Kitunen.