Tiedotejakelu ja -analyysi ovat keskeinen osa toimivaa mediatiedotekokonaisuutta. Kiinnostavan sisällön lisäksi tarvitaan myös oikea jakelukanava: jaatko tiedotteen itse vai käytätkö ulkopuolistaa jakelijaa? Myös tiedotteen vaikuttavuus on syytä selvittää: menikö viestisi läpi ja mikä sen vaikutus oli?

”Vain julkaistu mediatiedote on toimiva mediatiedote!” Totta, mediatiedotteen perusviesti olisi hyvä saada mediassa julkaistua. Ainakin jossain muodossa. Toimiva mediatiedote voi kuitenkin jäädä toimitukseen tai toimittajan omaan juttuaihearkistoon odottelemaan julkaisuaan viikoiksi, kuukausiksi ja jopa vuosiksi, muistuttaa mediakouluttaja Kai Tarkka True koulutuksesta.

– Omalta osaltani pisin aika tiedotteen lähettämisen ja median siihen reagoimisen välillä on ollut kaksi vuotta. Toimittaja soitti minulle, koska yhteystietoni löytyivät vanhasta tiedotteesta varsinaisten avainhenkilöiden yhteystietojen ohella. Pakko myöntää, että jonkin aikaa ähkin ja ihmettelin, ennen kuin onnistuin palauttamaan mieleeni edes jotain pointteja niin vanhasta jutusta.

Tiedotejakelu: tee-se-itse tai käytä jakelijaa

Mediatiedotteen rautainen sisältö on keskeinen tiedotteen julkaisemisen kannalta. Tarvitaan erinomainen otsikko, loistava ingressi ja journalistin tiedonjanoa kutkutteleva faktapitoinen leipäteksti. Hyvä tiedote sisältää myös runsaasti linkkejä muihin kiinnostaviin aineistoihin: kuviin, videoihin, infografiikkoihin, someen jne.

– Kiinnostava sisältö on välttämättömyys, mutta kannattaa myös miettiä, millä tavalla tiedotteensa välittää mediaan. Tarjolla on monia kaupallisia palveluja, jotka lupaavat jakaa tiedotteesi mediaan nopeasti ja luotettavasti. Tällöin et joudu itse pitämään yllä omia mediajakelulistoja, mikä helpottaa omaa työtaakkaasi, toteaa Tarkka.

– Toisaalta ulkopuolinen jakelu maksaa. Lähetettyjen tiedotteiden määrästä riippuen jopa useita tuhansia euroja vuosittain. Jos tähän ei ole varattu budjettia, niin omien suppeiden täsmäjakelulistojen ylläpito onnistuu kyllä tarvittaessa myös omin voimin. Niiden ajantasalla pitäminen vaatii kuitenkin aikaa.

Analyysi: Saitko viestisi läpi ja missä muodossa?

Kiinnostavaa sisältöä pursuva tiedotteesi on sitten lähetetty mediaan, jossa se on myös otettu vastaan ja juttu/uutinen/artikkeli/ohjelma on tiedotteen pohjalta myös julkaistu mediassa. Mutta minkälainen juttu? Missä valossa organisaatiotasi on jutussa käsitelty? Onko perusviestinne mennyt myös läpi? Kuinka monta kontaktia median kautta on saatu? Kannattaisiko mahdollisesti lähettää lähiaikoina myös toinen tiedote, joka liippaisi samaa kiinnostavaa aihepiiriä?

– Mediatiedotteita ei kannata tehdä huvin vuoksi, vain viranpuolesta ja summanmutikassa. Tiedotteella on aina oltava joku päämäärä ja tavoite. Sen toteutumista voi arvioida aina itse ”musta-tuntuu” eli ”mutu”-menetelmällä, mutta käytettävissä on myös useita erilaisia palvelujen tarjoajia, jotka tekevät tiedoteanalyysia puolestasi. Analyysin avulla voit arvioida tiedotteiden lähettämisen hyödyllisyyttä yleisesti, mutta myös sekä kohdistaa että suunnata tiedotteidesi sisältöjä uudelleen, sanoo Tarkka.

– Jos joku media ja toimittajia tuntui olevan erityisen kiinnostunut juuri sinun organisaatiostasi ja toimialasta, niin häneen kannattaa varmasti olla jatkossakin aktiivisesti yhteydessä. Vastaavasti mikäli esimerkiksi Hesari ei innostunut tiedotteestasi, niin olisiko seuraavan tiedotteen sisältöä syytä muuttaa ja pohtia tarkemmin, että kenelle Hesarin toimittajalle tiedote kannattaa lähettää?